Bruk domener til kommunikasjon

Jeg har gjennom noen år skrevet artikler for Seilmagasinet om å utvikle team. Jeg har tatt erfaringer og forskning fra utvikling av ledergrupper og justert dette slik at det blir relevant for seilere som ønsker å utvikle sitt team. Det er kanskje mest nyttig for regatta-seilere men jeg håper jeg at det er poenger å hente også for den som seiler mye tur - kommentarer om relevansen for turseilere er velkomne. Med tillatelse fra Seilmagasinet publiserer jeg/Giramar nå disse artiklene, omtrent en i måneden, her på LinkedIn. Her kommer den fjerde som ble publisert i 2010:

Seiling er en ren glede. Vi er sammen og leker med elementene, jobber sammen og må dele informasjon. Regattaseiling innebærer at det hele tiden er mer informasjon enn vi kan håndtere, så vi må prioritere og kommunisere. Kommunikasjon er vanskelig – noen ting skal vi kommunisere midt under regattaen, noe passer best på debriefer og noe passer best i diskusjoner over et bord, fjernt fra båten. For å beskrive hvorfor og hvordan man får til dette, er det greit å se på litt teori først. Dette er generell teori som er vel så nyttig å ha med seg i jobb eller andre sammenhenger som i seiling; Poenget er at det eksisterer tre forskjellige domener med hvert sitt formål, tre forskjellige «rammer» for vårt samvær og arbeid, tre rom vi kan møtes i, tre posisjoner vi kan sette oss i eller tre forskjellige kontekster: De tre områdene, eller domenene, er én måte å forstå sammenhengen eller konteksten for hvordan vi handler og måten vi kommuniserer på. Handling og kommunikasjon er det mye av når vi seiler.

- Det personlige domenet.

- Refleksjonens domene.

- Produksjonens domene.

Domenene gir oss en retning på hvordan det er smart å tenke og handle hvis samarbeidet skal fungere lett, og de representerer et enkelt språk for å snakke om kommunikasjonen (metakommunikasjon) på. Domenene er til hjelp for å kommunisere slik at folk trives sammen, og det er det viktigste om man skal holde på et godt mannskap.

Det personlige domenet. I det personlige domenet er vi når vi tenker, føler, mener og oppfører oss som vi har lyst til ut fra en personlig betraktning. Det er der jeg er når jeg gjør det jeg synes er riktig å gjøre. Der utveksler vi våre personlige verdier, holdninger og meninger. Det leder ofte opp til diskusjoner om riktig og galt. I dette domenet vil det typisk være diskusjoner om for eksempel hvorvidt et forslag er god idé eller ikke, og dette vil typisk være preget av hva man selv mener og tror. I det personlige domenet er vi helt og holdent vår egen herre, vi er suverene og unike. Vi er kun et godt teammedlem her om teamet bestemmer noe vi selv mener er riktig. Om bord i båter der mannskapet er lite samkjørt, hører vi ofte at mange mener mye og alle prøver å overbevise de andre om at de selv har rett. Overbeviseren vil gjenta det som allerede er sagt, men kanskje en anelse høyere; som oftest med innstillingen: Det er jeg som har rett. Dette blir det ikke god samhandling av – om alle er i sitt personlige domene og om man nekter å gå ut av det, vil vi gjøre hverandre dårligere, ikke bedre.

Produksjonsdomenet.

Produksjonsdomenet er en ramme for felles oppgaveløsning som gjør at jeg ikke bare kan gjøre hva jeg synes og har lyst til. Det er «vedtatte» regler og prosedyrer for hvordan tingene er og hva som skal gjøres. Jeg kan for eksempel ikke trim-me «mitt» seil som jeg vil uten også å samarbeide med den som trimmer det andre seilet. Det er regler for hvordan vi samhandler. Det er i dette domenet vi er når vi slår, runder eller gjør lignende manøvre. Det forutsetter selvfølgelig at vi på forhånd har brukt tid på å avtale hvordan vi skal kommunisere. Et eksempel er at alle om bord forstår hva som skal skje og hvilke oppgaver som skal utføres når skipperen roper «jeg slår». I produksjonsdomenet finner vi en beskrivelse av hvilken ramme vi skal arbeide i som fagperson, medarbeider og leder. Her finner vi visjoner, forretningsgrunnlag, målsetninger, policies, personal-politikk, jobbeskrivelse samt diverse planer og beslutninger. Eller våre egne «regler» om hvordan vi skal seile vår båt for at den skal gå optimalt. Her er spennvidden stor fra båt til båt hvor systematisk og detaljert man har vært i forhold til å diskutere og beskrive arbeidsdeling, seiltrim med mer. Vi ser ofte at kommunikasjons- og samarbeidsvanskeligheter kommer av at det eksisterer flere variasjoner av «rammer» om bord, uten at dette er snakket om og diskutert på forhånd. Det gir heller ikke god samhandling. For å få til god stemning og gode manøvre må man være enige om hvem som gjør hva i hvilken rekkefølge. Ikke begynne å krangle om beste rekke-følge rett før spinnakeren skal ned.

Refleksjonsdomenet.

Refleksjonsdomenet er der vi helst vil ha debriefen. Det er i refleksjonsdomenet vi skal lytte og lære av hverandre. Om vi aldri går inn i refleksjons-domenet, vil ikke mannskapet føle seg sett og lyttet til og vi klarer ikke å gjøre hverandre bedre. Denne typer dialoger fungerer best etter regattaer og trening, gjerne ved brygga. Da har alle fått tid til å be-arbeide inntrykk, senke blodtrykket og har bedre forutsetninger for å delta i konstruktive diskusjoner. Det er en absolutt forutsetning å være nærværende og anerkjennende når man går inn på refleksjonsdomenet. Her møtes vi og er i en lyttende, nysgjerrig, undrende, utforskende og meningssøkende posisjon. I refleksjonsdomenet er det plass til minst like mange sannheter som mennesker, og et viktig poeng er at vi heller ikke behøver at bli enige om én sannhet når vi reflekterer. Her stiller vi åpne, anerkjennende og nysgjerrige spørsmål. Vi gir også hverandre tid til å reflektere i det vi desentrerer oss selv og lytter mer enn vi snakker. Etikken og spillereglene i debriefen er preget av at: - Forskjellighet og uenighet er velkommen. - Intet er rett eller galt. - Alle spørsmål, tanker, ideer, holdninger, meninger er like verdifulle. - Man lytter og stiller spørsmål for å forstå hverandre bedre (og ikke for å overbevise den/de andre om egne holdninger).

Hvordan bruke dette?

For å få til et godt seilteam må man analysere styrker og svakheter og jobbe systematisk med hva man ønsker å bli bedre på. Det er alltid noe som kan bli bedre. Alltid. Men det å få med alle i teamet med på dette og få alle til å bidra, uten at noen få og kanskje mer erfarne dominerer det hele, det er vanskelig. Og det er her de tre dome-nene kan være nyttige. En god debrief hjelper også de mest erfarne til å se ting fra nye sider, sortere ut og se ting tydeligere. God debrief gir anerkjennelse både til de erfarne og de med mer elementære spørsmål. Det skaper et godt samhold som gjør at teamet klarer å utfylle hverandre enda bedre. Under beskrives hvordan en debrief kan gjennomføres ved å være bevisst på de tre domeneområdene. Begrepene domener bør ikke nødvendigvis brukes, for mange er dette fremmede begreper. Det likevel lurt å være enige om at en debrief består av tre elementer. På denne måten blir det lettere for alle å delta, og ikke minst at man diskuterer på samme nivå og med like forutsetninger.

Start debriefen i det personlige domenet.

For å få hele teamet til å være åpne og gode i debriefen er det ofte nyttig å la alle starte i det personlige domenet. Vi tar en runde der alle som har noe å komme med, kommer med det. Uten at vi diskuterer. Jeg tenker på det som en runde der vi tømmer ut noen av de tingene som må ut. En og en – uten kommentarer fra andre.

Fortsett i refleksjonsdomenet.

Etter denne gjennomgangen avtaler vi at nå skal vi reflektere sammen – vi markerer at vi går over i refleksjonsdomenet. Da handler det om å forstå hvilke forhåpninger og intensjoner som ligger bak det som kom frem i «tømme-runden». Forstå det, ikke tolk det. Dette er ikke lett, det krever trening, men det gir fantastiske resultater. For å bli enda bedre på regattabanen er vi nødt til å dele opp de ulike fasene av et race, og dele dette igjen i håndterbare elementer. Start er viktig – og ikke alltid vellykket. Om noen i debriefen sier at starten ikke var god, må vi først forstå: Var det farten i startstidspunktet eller hvor vi var på linjen som ikke var bra? Om ingen av disse var gode – kan vi da ta en av gangen? Hvorfor var ikke farten god? Var det fordi vi ikke er gode på å akselerere sammen som et koordinert team eller hadde vi posisjonert oss i vindskyggen av andre båter? Om det også her er begge deler som feiler så får vi kanskje konsentrere oss om det ene og forstå det skikkelig.

Avslutt debrifen i produksjons-domenet.

Etter at vi sammen har reflektert og plukket ting fra hverandre og er sikre på at vi virkelig forstår, går vi over i produksjons-domenet. Vi tar en beslutning. Vi vil for eksempel trene mer på akselerere båten som et team. Gire for akselerasjon og finne ut hvor mange sekunder trenger vi i ulike vindforhold? Når vi trener, legger vi både refleksjonsdomene og det personlige til side, vi trener på det vi er enige om å trene på og går 100 % inn for det. Da er vi produksjonsdomenet. Vi kjører flere repetisjoner og så tar vi en kjapp debrief. Trener vi riktig? Hva er foreløpig konklusjon? Hva bør vi trene mer på nå? Hva gjør vi BILBO? I Bilbo har vi også en «kommunikasjonsregel» under regatta – for at vi skal forstå når en i teamet er i sitt personlige domene. Vår regel er «all-tid nøytral informasjon før forslag". Det betyr at det er forbudt å si «jeg synes vi skal slå». Man skal heller si «Det ser ut som det er mer vind der borte, jeg synes vi skal slå» eller «Det kommer en stor båt som vil seile over oss om noen minutter, jeg synes vi skal slå». På den måten klarer vi andre å forstå bakgrunnen for forslaget og svarer på det ut fra bakgrunnen, kanskje har vi ikke sett den store båten som kommer… En annen regel vi har, er at om noen om bord begynner å diskutere ting som ikke hører hjemme i regattaen – har de andre ansvaret for å si «MOVE ON». Om vi sitter og diskuterer hva som egentlig skjedde i starten for eksempel. De som er midt i diskusjonen ser kanskje ikke selv at de heller bør konsentrere seg om det vi holder på med nå, de er engasjert i en diskusjon (krangel?). Derfor er det de andre om bord som har ansvaret for å si «MOVE ON». Og så vet vi at vi kan ta det opp igjen på debriefen. Som det fremgår av eksemplene over, bruker vi kunnskapen om domener til å skape en god prosess for debrief og for kommunikasjonen om bord. Det blir mer klarhet og vi får mer ut av teamet.

Hva de mener.

I Bilbo har vi valgt ikke å ha en fast navigatør, vi tar en runde på de mulige valgene vi kan ta. Alle sier hva de mener (se regel over), og vi reflekterer kort sammen. Her snakker vi om et minutt eller to. Så tar vi en avgjørelse – noen ganger tas den av skipperen, andre ganger av andre som er bedre posisjonert eller nærmere problem-stillingen. Det fungerer faktisk bra for oss. Men uansett hva slags beslutningshierarki man har om bord, vil det, når man har tid, være lurt å kjøre små runder der alle får si hva de mener og la teamet, eller deler av teamet, sammen reflektere litt rundt det de har hørt. Først da seiler man bedre enn om den beste seileren om bord bestemmer alt. Så – ideelt sett er vi i produksjonsdomenet når vi seiler regatta. Vi legger til side våre forskjelligheter og uenigheter og forsøker å holde oss til det vi er enige om. Likevel tar vi noen korte refleksjonsrunder på de beslutningene som haster litt mindre. Vi forsøker å kommunisere på en måte som fører til at vi gjør hverandre bedre, kommunisere slik at vi skaper en god stemning om bord og unngår at noen blir presset inn i forsvars-posisjoner. Vi ønsker ikke at mannskapet skal låse seg i forsvar/angrep midt under regattaen – i det personlige domenet. Vi vil ha fokus på arbeidsoppgavene og seile best mulig. Vi vil hjelpe hverandre til å bli samkjørte, si ifra hva vi gjør for at andre kan forberede sine oppgaver, og holde oss til det vi er blitt enige om. Vi oppdager alltid noe, selv etter mange år med samme mannskap, som ikke fungerer. Det tar vi ikke opp midt under regattaen, men sier stille til sidemannen; «minn meg på at vi tar opp dette på debriefen». Enkelte ting er lettere å ta opp langt vekk fra båten. Skap derfor en passende anledning der den typen kommunikasjon passer. For eksempel ting som skipperen gjør som er irriterende. Hjelp ham inn i refleksjonsdomenet før du sier fra – for du vil jo at hun/han skal lytte. Kanskje må man gå en liten omvei. Starte med et litt «større» spørsmål: Hva mener du vi gjør bra når vi runder kryssmerket? Lytt til svaret og finn noe du kan henge ditt neste spørsmål på. Hva kan jeg gjøre for at spinnakerheisingen skal gå bedre? Noe du lytter til – kanskje forstår du allerede da hvorfor skipperen gjør det du irriterer deg over. Eller du kan gi din kritikk; Om det er ok – så ville jeg gjerne si noe som jeg mener du kan endre for at jeg skal gjøre min jobb bedre, om du bare gir meg beskjed 5 sekunder før «gjør klar» så vil blir det mye lettere for meg å forstå… Gode team har egne seanser utenfor båten for å reflektere sammen om hvordan man fungerer som team. Da vet alle at det er refleksjon som gjelder. Da lytter vi til hverandre, stiller nysgjerrige spørsmål og forsøker å se oss selv utenfra. Skipperen er intet unntak! Hva gjør jeg som skipper som dere setter stor pris på? Hva bør jeg gjøre mer av? Hva bør jeg slutte å gjøre? Klarer vi å være i refleksjons-domenet sammen, kan vi utvikle teamet mye. Nøkkelen til å bli bedre enn den beste seileren om bord er kommunikasjon. Domenetenkningen hjelper med det.